Tendenze 2026: La gestione documentale tra intelligenza artificiale e controllo

Il 2026 si preannuncia come un anno cruciale per la gestione documentale, con l'intelligenza artificiale (IA) che continua a consolidare la sua posizione, automatizzando le routine e garantendo un incremento significativo della produttività. Parallelamente, si intensifica la richiesta di un maggiore controllo sui propri dati e di un rafforzamento della sovranità digitale. In questo contesto dinamico, easy software AG, esperta nel settore dei sistemi di gestione documentale (DMS), delinea le tendenze che modelleranno il futuro prossimo di questo ambito.

Le cinque tendenze chiave per il DMS nel 2026

Agenti IA: Controller junior sotto supervisione

Gli agenti di intelligenza artificiale stanno trasformando radicalmente i sistemi di gestione documentale (DMS) e le catene di processo ad essi connesse. Questi assistenti intelligenti sono in grado di raggruppare diverse attività e di far progredire in modo autonomo i processi di routine. Essi verificano le fatture, confrontano i documenti, segnalano le deviazioni e avviano in modo indipendente i processi di revisione. Secondo Gartner, questo porterà a una completa riprogrammazione del settore degli acquisti B2B: entro il 2028, si prevede che il 90% degli acquisti B2B avverrà tramite agenti IA, con oltre 15 trilioni di dollari USA di spese gestite da marketplace basati su agenti.

Tuttavia, la strada da percorrere è ancora lunga. Attualmente, le aziende stanno principalmente sperimentando con l'IA agentiva e stanno costruendo l'infrastruttura tecnica necessaria, utilizzando tecniche come il Context Engineering, robuste pipeline di dati, RAG (Retrieval Augmented Generation), strati di orchestrazione (ad esempio, MCP) e meccanismi di governance. Anche i pionieri, secondo McKinsey, stanno scalando questa tecnologia solo in settori specifici e mantengono il "controller junior" IA sotto stretta sorveglianza. L'elemento umano rimane l'istanza decisionale cruciale: le aziende vogliono comprendere come si formano le decisioni e avere la possibilità di intervenire in qualsiasi momento.

Enterprise Search: Quando la ricerca pensa insieme a te

Già oggi, l'IA sta modificando in modo fondamentale il lavoro di gestione delle informazioni nelle aziende. I moderni sistemi di Enterprise Search non si limitano più a una rigida ricerca per parole chiave. Per i dipendenti, ciò significa non dover più cercare termini esatti, ma formulare liberamente la propria richiesta in linguaggio quotidiano, spesso anche tramite input vocale. Le risposte dell'IA sono altrettanto più ricche di contesto. Chi, ad esempio, pronuncia "pneumatici", riceve anche documenti relativi a fornitori, ricevute di officina o cronologia degli ordini. Secondo l'Anthropic Economic Index 2025, questo sta anche cambiando l'intenzione: oltre all'Augmentation, che supporta i dipendenti nell'IA nella ricerca e nell'analisi, l'Automazione sta assumendo un ruolo sempre più centrale. In questo scenario, l'IA svolge autonomamente compiti completi di ricerca o analisi.

Un notevole aumento di efficienza nella ricerca di informazioni è urgentemente necessario: secondo uno studio di Atlassian, gli impiegati d'ufficio tedeschi trascorrono dieci ore alla settimana a cercare o ad attendere informazioni. La Enterprise Search basata sull'IA può rendere i flussi di lavoro significativamente più efficienti in questo ambito. Un collo di bottiglia centrale, tuttavia, rimane il contesto: le aziende devono fornire documenti, dati e conoscenze in modo strutturato affinché l'IA possa effettuare ricerche significative. I moderni modelli RAG (Retrieval Augmented Generation) accedono direttamente ad archivi, metadati e sistemi collegati (ad esempio, ERP, CRM, CMS) e combinano queste conoscenze con l'IA generativa, generando così risultati che riflettono con precisione il contesto reale.

Intelligent Document Processing: Ordine per l'IA

Per quanto riguarda la questione del contesto, nell'ambito della gestione documentale, l'Intelligent Document Processing (IDP) è in primo piano. L'IDP descrive la capacità di riconoscere, strutturare e arricchire i documenti con metadati univoci in modo automatizzato. O, in parole semplici: solo un documento ben descritto rende l'IA effettivamente operativa. Nell'ambiente SAP, inoltre, CMIS (Content Management Interoperability Services) sta guadagnando importanza. Lo standard aperto garantisce che i sistemi DMS e SAP possano scambiare documenti in modo strutturato, fornendo così la base di dati coerente di cui i modelli IDP e IA hanno bisogno per analisi precise.

Per molte aziende, la modernizzazione dei loro paesaggi documentali e archivistici sarà una priorità l'anno prossimo. I sistemi più vecchi raggiungono rapidamente i loro limiti nei processi basati sull'IA, motivo per cui sono sempre più richiesti approcci retrocompatibili e ibridi: le nuove generazioni di DMS collegano direttamente gli archivi esistenti, aggiornano i metadati se necessario e consentono una transizione graduale verso un ambiente abilitato all'IA, senza il carico di tempo e organizzativo di un completo cambio di sistema.

Cloud: Ibrido e pragmatico

La nuvola, come base per l'IA, rimarrà una scelta ovvia anche il prossimo anno. Essa fornisce la potenza di calcolo e la flessibilità necessarie per gli agenti IA, la ricerca semantica e i processi IDP. Allo stesso tempo, la pratica dimostra che le aziende continuano a puntare consapevolmente su modelli ibridi e pragmatici. Secondo Flexera, circa il 70% delle aziende persegue una strategia cloud ibrida, ovvero una combinazione di IT locale e servizi di cloud pubblico.

I moderni DMS supportano questo approccio mantenendo i documenti sensibili e i carichi di lavoro critici in locale, mentre i contenuti meno sensibili possono essere elaborati in modo flessibile nel cloud. I dipendenti – e sempre più spesso i sistemi IA – accedono senza soluzione di continuità a entrambi i mondi tramite connettori ibridi. Per molte aziende, questo si traduce in un compromesso stabile: sfruttano il potenziale dell'IA generativa, dei modelli semantici e dei processi automatizzati, senza dover ricostruire completamente la loro infrastruttura esistente.

Sovranità digitale: Fattore localizzazione al centro dell'attenzione

Se le aziende organizzano sempre più la loro IT in modo ibrido, cresce anche la pressione per garantire il controllo sulle informazioni sensibili e la sovranità digitale. Anche politicamente, il tema è in cima all'agenda. Al Vertice UE sulla sovranità digitale nel novembre 2025, i rappresentanti europei hanno chiesto maggiore indipendenza dagli hyperscaler internazionali e infrastrutture cloud e dati più robuste e sicure in Europa. Secondo uno studio Bitkom, il 96% delle aziende tedesche acquista tecnologie digitali dall'estero. Di fronte alle crescenti incertezze politiche ed economiche, questa dipendenza si sta sviluppando sempre più in un fattore di rischio.

I fornitori europei di DMS acquisiscono pertanto sempre maggiore importanza. Essi archiviano i dati in data center regionali e operano secondo il quadro giuridico europeo, dal GDPR alla NIS2 e all'AI Act, le cui principali disposizioni diventeranno vincolanti a partire da agosto 2026. Soprattutto le piccole e medie imprese (PMI) si affidano sempre più a interlocutori nella stessa zona oraria, lingua e ordinamento giuridico. I fornitori locali conoscono le esigenze dei loro clienti, offrono stabilità e partnership affidabili e accompagnano i progetti di digitalizzazione con la continuità che in futuro sarà sempre più importante.

Queste intuizioni sono state fornite da Marcel Etzel, Direttore Prodotto e Sviluppo (CPTO) di easy software. Marcel Etzel fa parte di easy software dal 2018 e ricopre il ruolo di CPTO da gennaio 2022. Come ex fondatore ed esperto di innovazione nel campo del software B2B, Etzel dirige il portfolio prodotti di easy verso il futuro, avvalendosi di nuove tecnologie come il cloud e l'IA. Le sue competenze sono fondamentali per guidare le aziende attraverso il complesso panorama della gestione documentale del futuro, bilanciando l'innovazione tecnologica con la necessità di controllo e sicurezza dei dati.