2026: La gestione documentale tra intelligenza artificiale e controllo

Il 2026 si preannuncia come un anno cruciale per la gestione documentale, con l'intelligenza artificiale (IA) che mantiene saldamente la sua presa su questo settore. L'IA continuerà ad automatizzare le routine e a incrementare la produttività in modi sempre più sofisticati. Tuttavia, parallelamente a questa spinta all'automazione, cresce in modo significativo l'esigenza di esercitare un controllo più efficace sui propri dati e di rafforzare la sovranità digitale. Questa dicotomia tra l'efficienza offerta dall'IA e la necessità di governare le informazioni sarà il tema centrale che definirà le tendenze nei sistemi di gestione documentale (DMS) nel prossimo anno.

Agenti IA: Junior Controller sotto Supervisione

Gli agenti di intelligenza artificiale stanno trasformando radicalmente i sistemi di gestione documentale (DMS) e le relative catene di processo. Questi assistenti intelligenti sono in grado di aggregare molteplici compiti e di portare avanti autonomamente processi di routine. Le loro funzioni includono la verifica delle fatture, il confronto di documenti, la segnalazione di deviazioni e l'avvio autonomo di processi di revisione. Secondo Gartner, questa evoluzione porterà a una completa riprogrammazione del settore degli acquisti B2B: si prevede che entro il 2028, il 90% degli acquisti B2B avverrà tramite agenti IA e che più di 15 trilioni di dollari di spese transiteranno attraverso marketplace basati su agenti.

Tuttavia, il percorso per raggiungere questo obiettivo è ancora lungo. Attualmente, le aziende stanno principalmente sperimentando con l'IA agentiva e sono ancora impegnate nella costruzione dell'infrastruttura tecnica necessaria, che include componenti come Context Engineering, solide pipeline di dati, RAG (Retrieval Augmented Generation), strati di orchestrazione (ad esempio, MCP) e meccanismi di governance. Secondo McKinsey, anche le aziende all'avanguardia stanno scalando questa tecnologia solo in aree parziali e mantengono il "junior controller" IA sotto stretta supervisione. L'essere umano rimane l'istanza decisiva: le aziende vogliono comprendere come vengono prese le decisioni e avere la possibilità di intervenire in qualsiasi momento.

Enterprise Search: quando la Ricerca "Pensa"

Già oggi, l'IA sta cambiando in modo fondamentale il lavoro di gestione delle informazioni nelle aziende. I moderni sistemi di Enterprise Search si allontanano dalla rigida logica delle parole chiave. Per i dipendenti, questo significa non dover più cercare termini esatti, ma poter formulare le proprie richieste liberamente nel linguaggio quotidiano, spesso anche tramite input vocale. Le risposte dell'IA sono altrettanto più ricche di contesto. Ad esempio, chi pronuncia "pneumatici" riceve anche documenti relativi a fornitori, ricevute di officina o la cronologia degli ordini. Secondo l'Anthropic Economic Index 2025, questo trasforma anche l'intenzione di base: oltre all'augmentation, che supporta i dipendenti nell'IA nella ricerca e valutazione, l'automazione si sposta sempre più al centro dell'attenzione. Qui, l'IA esegue autonomamente compiti completi di ricerca o analisi.

Un notevole aumento di efficienza nella ricerca di informazioni è urgentemente necessario: secondo uno studio di Atlassian, gli impiegati d'ufficio tedeschi trascorrono dieci ore a settimana a ricercare o ad attendere informazioni. L'Enterprise Search basata sull'IA può rendere i flussi di lavoro significativamente più efficienti in questo ambito. Un collo di bottiglia centrale, tuttavia, rimane il contesto: le aziende devono fornire documenti, dati e basi di conoscenza in modo strutturato affinché l'IA possa cercare in modo significativo. I moderni modelli RAG (Retrieval Augmented Generation) accedono direttamente ad archivi, metadati e sistemi collegati (ad esempio, ERP, CRM, CMS) e combinano questa conoscenza con l'IA generativa – così si generano risultati che riproducono con precisione il contesto effettivo.

Intelligent Document Processing: Ordine per l'IA

Per quanto riguarda la questione del contesto, nell'ambito della gestione documentale, l'Intelligent Document Processing (IDP) è in primo piano. L'IDP descrive la capacità di riconoscere, strutturare e arricchire automaticamente i documenti con metadati univoci. O, in parole più semplici: solo un documento ben descritto rende l'IA effettivamente operativa. Nell'ambiente SAP, inoltre, CMIS (Content Management Interoperability Services) sta acquisendo sempre più importanza. Questo standard aperto garantisce che i DMS e i sistemi SAP possano scambiare documenti in modo strutturato, fornendo così esattamente la base dati consistente di cui i modelli IDP e IA hanno bisogno per analisi precise.

Per molte aziende, la modernizzazione dei loro paesaggi documentali e archivistici sarà quindi una priorità nel prossimo anno. I sistemi più vecchi raggiungono rapidamente i loro limiti con i processi basati sull'IA, motivo per cui sono sempre più richiesti approcci retrocompatibili e ibridi: le nuove generazioni di DMS collegano direttamente gli archivi esistenti, rinnovano i metadati quando necessario e consentono così una transizione graduale verso un ambiente abilitato all'IA, senza il carico di tempo e organizzativo di un completo cambio di sistema.

Cloud: Ibrido e Pragmatico

Il cloud, come base per l'IA, rimarrà un elemento scontato anche nel prossimo anno. Fornisce la potenza di calcolo e la flessibilità di cui gli agenti IA, la ricerca semantica e i processi IDP hanno bisogno. Allo stesso tempo, la pratica dimostra che le aziende continuano a optare consapevolmente per modelli ibridi e pragmatici. Secondo Flexera, circa il 70% delle aziende persegue una strategia cloud ibrida, ovvero una combinazione di IT locale e servizi di cloud pubblico.

Gli attuali DMS supportano questo approccio mantenendo i documenti sensibili e i carichi di lavoro critici localmente, mentre i contenuti meno sensibili possono essere elaborati in modo flessibile nel cloud. I dipendenti – e sempre più i sistemi di IA – accedono senza soluzione di continuità a entrambi i mondi tramite connettori ibridi. Per molte aziende, ne deriva un compromesso stabile: utilizzano il potenziale dell'IA generativa, dei modelli semantici e dei processi automatizzati, senza dover ricostruire completamente la propria infrastruttura esistente.

Sovranità Digitale: Il Fattore della Localizzazione al Centro

Quando le aziende organizzano la loro IT in modo sempre più ibrido, cresce anche la pressione per garantire il controllo sulle informazioni sensibili e la sovranità digitale. Anche politicamente, questo tema è in cima all'agenda. Al Vertice UE sulla sovranità digitale nel novembre 2025, i rappresentanti europei hanno chiesto maggiore indipendenza dagli hyperscaler internazionali e infrastrutture cloud e dati più forti e sicure in Europa. Secondo uno studio Bitkom, il 96% delle aziende tedesche acquista tecnologie digitali dall'estero. Data l'incertezza politica ed economica crescente, questa dipendenza si sta sviluppando sempre più in un fattore di rischio.

I fornitori europei di DMS stanno quindi acquisendo sempre maggiore importanza. Essi archiviano i dati in data center regionali e operano secondo il quadro giuridico europeo, dal GDPR alla NIS2 e all'AI Act, le cui principali disposizioni diventeranno vincolanti a partire da agosto 2026. Soprattutto le PMI si affidano sempre più a interlocutori nella stessa fascia oraria, lingua e ordinamento giuridico. I fornitori locali conoscono le esigenze dei loro clienti, offrono stabilità e partnership affidabili e accompagnano i progetti di digitalizzazione con la continuità che in futuro diventerà sempre più importante.

Marcel Etzel è Chief Product & Technology Officer di easy software AG. Per approfondire l'automazione dei processi manuali, si consiglia la lettura di articoli correlati sull'automazione intelligente dei processi manuali.